De complete checklist voor jouw IT-referentiecase
Een klantverhaal: naar mijn mening het mooiste stuk content dat je als IT-bedrijf kunt hebben. Het is hét bewijs van een prettige samenwerking en van wat jouw producten en diensten voor je klanten kunnen betekenen. Zelf kun je je software en implementatiediensten niet beter vermarkten. En omdat een referentiecase zo’n krachtige B2B-marketingtool is, help ik je graag op weg met deze checklist, zodat je helemaal voorbereid bent en een goed verhaal oplevert.
De voorbereiding van een referentiecase
Hebben jullie een (deel)project opgeleverd en is de klant tevreden? Pak het momentum en vraag of de klant wil meewerken aan een referentiecase. Zodra je een afspraak hebt gemaakt met degene die betrokken is bij de aanschaf en/of implementatie ga je je inlezen. Zorg dat je in ieder geval beeld hebt bij diegene die je gaat spreken, zoals zijn of haar functie en rol in het project. Verder zoek je informatie over je klant: wat doen ze precies, passen hun kernwaarden en visie bij jullie en welke beloftes doen zij. Het is altijd slim om even met je collega over de klant en het project te spreken. Een projectleider of consultant kan goed toelichten waarom het ook voor jullie een succesvolle case is en eventuele bijzonderheden benoemen.
Het interview met de klant
Een interview vraagt de klant een uur van zijn of haar tijd en dan wil je niet zoeken naar vragen of later erachter komen dat je nog open eindjes hebt. Laat zien dat jullie een professioneel bedrijf zijn en bereid je vragen zorgvuldig voor.
Wanneer ik een klant (van onze klant) interview, hou ik een vast concept aan voor het verhaal. Op basis van je kennis van het bedrijf (via de website en gesprekken met collega’s) komen altijd extra klantspecifieke vragen naar voren. Die kun je aan onderstaande checklist toevoegen. Je zult zien dat de volgorde van onderwerpen per gesprek kan verschillen, dat is niet erg. Zolang je de belangrijkste vragen maar hebt gesteld.
De vragen die in mijn gesprekken altijd aan bod komen, zijn:
Hoe zag de oude situatie eruit? Tegen welke (IT-) problemen liepen jullie aan?
Hier komt de reden naar voren dat jullie klant op zoek ging naar een passende oplossing voor hun problemen. Altijd goed om te vermelden, aangezien lezers misschien wel met dezelfde problemen kampen (of misschien zelfs nog niet wisten dat ze dit probleem hadden, voordat ze jullie klantverhaal lazen).
Welke wensen, behoeften en eisen werden gesteld?
Deze vloeien voort uit de problemen: wat wilde de klant graag anders zien? Het spreekt vanzelf dat jullie uiteindelijk konden voldoen aan die wensen, behoeften en eisen.
Welke oplossingen zijn gekozen en waarom?
Er zijn genoeg IT-oplossingen op de markt die dezelfde soort problemen oplossen. Daarom is het zo waardevol om te weten waarom de klant specifiek voor jullie producten en diensten heeft gekozen.
Waarom hebben jullie voor [jouw bedrijf] als leverancier / partner gekozen?
Bij grotere IT-projecten zie je vaak dat klanten van een long-list via een short-list tot een voorkeursleverancier komen. Daar hebben jullie flink je best voor gedaan, dus het is goed om te vermelden waarom de klant voor jullie IT-bedrijf heeft gekozen. Deze redenen onderscheiden jullie van andere leveranciers.
Hoe verliep de samenwerking?
De implementatie van software is niet zo 1, 2, 3 gepiept. Daar komt veel meer bij kijken, denk aan het in kaart brengen van benodigde functionaliteiten, eventueel maatwerk en het adoptieprogramma voor de gebruikers. Daarom zijn jullie een partner van je klant en hebben jullie een duurzame relatie opgebouwd. En in dit gedeelte geeft je klant aan hoe zij de samenwerking met jullie hebben ervaren.
Wat is de huidige situatie? Wat zijn de resultaten van de samenwerking?
Hopelijk hebben jullie de problemen van je klant voor een groot gedeelte of volledig weggenomen. Hoewel dit soms lastig is, is het interessant om harde cijfers te krijgen: kosten die zijn bespaard, klanttevredenheid die is toegenomen of bedrijfsprocessen die zijn gedigitaliseerd en nu efficiënt en foutloos lopen. We vinden het ook altijd leuk om naar verrassende uitkomsten te vragen, de extra voordelen die het IT-project de klant heeft opgeleverd.
Zijn er nog toekomstplannen na dit IT-project?
Hierboven noemde ik al de duurzame relatie tussen jullie en de klant. Dat kan betekenen dat de klant ervoor kiest om te investeren in een van jullie andere producten of diensten. Of dat een deel van het project nu is afgrond en ze klaar zijn voor de volgende stap. Een service level agreement (SLA) is ook prima om te benoemen.
En natuurlijk kun je de klant aan het einde van het gesprek nog de ruimte geven om toevoegingen te doen.
Na het interview
Maak voor jezelf een globale opbouw van de referentiecase: het skelet. Daarna begin je met het uitschrijven van het verhaal. Vergeet niet de call-to-action aan het einde: wat moet de lezer doen wanneer ze de tekst hebben gelezen? En plaats interne en externe links naar je producten, diensten of andere blogartikelen en de website van je klant. Zodra het schrijven is gedaan, leg je altijd je tekst voor aan de klant ter goedkeuring. Is de klant akkoord? Dan kan het klantverhaal online: plaats het stuk op je website en deel je referentiecase via social media.
Klantverhaal laten schrijven?
Besteed je het schrijven van het klantverhaal liever uit? Ik doe het met plezier voor je, inclusief het gesprek met je klant en de uitwerking ervan. Neem nu vrijblijvend contact op om te bespreken wat ik voor je kan betekenen.